องค์การและการบริหารจัดการ
องค์การเป็นหัวใจสำคัญของการบริหาร
องค์ประกอบสำคัญขององค์การ
Richard Hall ได้สรุปองค์ประกอบขององค์การ ไว้ 6 ประการ
-องค์การประกอบด้วยความสัมพันธ์ทางสังคมระหว่างคน
-องค์การประกอบไปด้วยพรมแดนที่แยกสมาชิกองค์การออกจากคนที่ไม่ได้เป็นสมาชิกขององค์การ
-องค์การประกอบด้วยระเบียบกฏเกณฑ์ซึ่งมีสมาชิกองค์การกลุ่มหนึ่งทำหน้าที่ดูแลให้ทุกฝ่ายปฏิบัติตามกฏเกณฑ์นั้นๆ
-องค์การมีการจัดระเบียบความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกมีการกำหนดหลักเกณฑ์ว่าใครมีอำนาจเหนือใคร หรือลำดับชั้นของอำนาจ
-ความสัมพันธ์ระหว่างคนในองค์การมีลักษณะเป็นแบบสมาคมมากกว่าแบบชุมชนการทำงานของ
-องค์การดำเนินการไปแบบต่อเนื่องและมีจุดมุ่งหมาย
ประเภทขององค์การ
โดยทั่วไปแล้ว องค์การมี อยู่ 3 ประเภท
1.องค์การภาครัฐ หรือเรียกว่าองค์การสาธารณะ ได้แก่ หน่วยงานราชการต่างๆองค์การอิสระรวมถึงองค์การมหาชนมีจุดมุ่งหมายเพื่อประโยชน์ของประชาชนหรือสาธารณะ
2.องค์การธุรกิจ ได้แก่ บริษัท ห้างร้าน โรงงานอุตสาหกรรม มีจุดมุ่งหมายเพื่อแสวงหากำไรเพื่อประโยชน์ขององค์การ
3.องค์การสาธารณะประโยชน์ ได้แก่ องค์การที่จัดตั้งขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ด้านสาธารณะประโยชน์ด้านใดด้านหนึ่ง เช่น มูลนิธิ องค์กรการกุศล หรือ กลุ่มเอ็นจีโอ ต่างๆ
ความหมายของการบริหารจัดการ (Management or Administration)
• สมยศ นาวีการ : “การบริหาร” คือ กระบวนการทำงานให้สำเร็จโดยใช้บุคคลอื่น รวมถึง อาจหมายถึง กระบวนการของการวางแผน การจัดองค์การ การสั้งการ การควบคุมทรัพยากร
•ธงชัย สันติวงษ์ : การบริหาร คือ งานของหัวหน้าหรือผู้นำที่ต้องกระทำเพื่อให้คนหมู่มากมาอยู่รวมกันและทำงานร่วมกันเพื่อวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้จนสำเร็จผลอย่างมีประสิทธิภาพ
•พะยอม วงศ์สารศรี : การบริหาร คือกระบวนการที่ผู้จัดการใช้กลยุทธ์ต่างๆ ดำเนินกิจกรรมตามขั้นตอนต่างๆ โดยอาศัยความร่วมแรงร่วมใจของสมาชิกภายในองค์การและคำนึงถึงความสามารถ ความถนัด ความก้าวหน้าของสมาชิกด้วย
•ศิริวรรณ เสรีรัตน์ และคณะ : ได้อธิบายความแตกต่างของการใช้ การบริหารและการจัดการดังนี้
“การบริหาร” เน้นที่การกำหนดนโยบายที่สำคัญและการกำหนดแผนใช้ในการบริหารรัฐกิจ หรือใช้ในหน่วยราชการ ส่วนใหญ่จะใช้ในการบริหารระดับสูง เป็นคำที่นิยมใช้ในการบริหารรัฐกิจ หรือใช้ในส่วนราชการ
“การจัดการ” จะเน้นการปฏิบัติการให้เป็นไปตามนโยบาย ซึ่งนิยมใช้ในการจัดการงานที่รับผิดชอบหรือธุรกิจ
สรุปลักษณะที่สำคัญของการบริหารดังนี้
•การบริหารย่อมมีเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์
•การบริหารต้องใช้ปัจจัยต่างๆ เช่น คน งบประมาณ วัสดุสิ่งของ และวิธีการปฏิบัติงาน
•การบริหารมีลักษณะการดำเนินงานเป็นกระบวนการ (Process) คำว่ากระบวนการในที่นี้หมายถึงแนวทางของการกระทำสิ่งต่างๆ อย่างมีระบบ ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่างๆ และมีความเกี่ยวพันระหว่างกันเพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมาย
ความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับการบริหารจัดการ
•ลักษณะขององค์การ คือ
–การมีคนจำนวนหนึ่งที่สามารถสื่อสารข้อความซึ่งกันและกัน
–เป็นผู้ที่มีความเต็มใจในการช่วยก่อให้เกิดการกระทำร่วมกัน
–มุ่งให้เกิดความสำเร็จถึงวัตถุประสงค์ร่วมกันที่มีการกำหนดขึ้น
•กิจกรรมพื้นฐานขององค์การ
–การติดต่อสื่อสาร
–การสร้างการบริการที่ดี
–การกำหนดวัตถุประสงค์ หรือจุดมุ่งหมายองค์การ
•หน้าที่ผู้บริหารเกี่ยวข้องกับองค์การ
–จัดให้เกิดระบบการติดต่อสื่อสารของฝ่ายต่างๆในองค์การให้มีประสิทธิภาพ
–สนับสนุนให้เกิดความพยายามร่วมกันของฝ่ายต่างๆเพื่อให้บริการที่ดีต่อลูกค้า
– สร้างระบบกระบวนการ การกำหนดวัตถุประสงค์ที่มีประสิทธิภาพ
บทบาทและหน้าที่ของการบริหารจัดการ
Luther Gulick (ลูเธอร์ กูลิค) เสนอ POSDCoRB ดังนี้
1. Planning - การวางแผน หมายถึง การกำหนดเป้าหมายขององค์การว่า ควรทำงานเพื่อ วัตถุประสงค์ใด จะดำเนินการอย่างไร
2.Organizing – การจัดองค์การ หมายถึง การกำหนดโครงสร้างที่เป็นอำนาจหน้าที่ขององค์การ
3.Staffing – การจัดการงานบุคคล เริ่มตั้งแต่ การสรรหา การรักษา การให้ออก
4. Directing – การสั่งการ หมายถึง การที่ผู้บริหารต้องตัดสินใจต่างๆ เช่น คำสั่งหรือคำแนะนำ ซึ่ง ต้องอาศัยภาวะความเป็นผู้นำเพื่อการทำงานบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย ที่กำหนด
5.Coordinating – การประสานงาน หมายถึง ผู้บริหารทำหน้าที่ในการประสานงานหน่วยงานต่างๆ ภายใน องค์การ ซึ่งอาจเป็นเรื่องที่มีความเกี่ยวเนื่องกัน หรือเป็นเรื่องระหว่าง หน่วยงานหลักและหน่วยงานสนับสนุน
6.Reporting – การรายงาน หมายถึง กระบวนการและเทคนิคของการแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึง ความก้าวหน้าของงานที่ได้รับมอบหมาย
7.Budgeting – การงบประมาณ หมายถึงภารกิจเกี่ยวกับการวางแผน การทำบัญชี การควบคุมเกี่ยวกับ การเงินและการคลัง เป็นกระบวนการหนึ่งในการติดตามควบคุม ประเมินผลการปฏิบัติงานโดยใช้แผนการเงิน
มิติ 4 ด้านของการบริหารจัดการ
กิจกรรมสำคัญสำหรับการบริหาร ประกอบไปด้วย 4 มิติ
1. มิติด้านการออกแบบองค์การ
2. มิติด้านการวางแผนและการควบคุม
3. มิติด้านกระบวนการด้านพฤติกรรม
4. มิติด้านการตัดสินใจ
มิติที่ 1 การออกแบบองค์การ
•กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบองค์การ มีดังนี้
– จัดระบบสายงานความรับผิดชอบ
– จัดสรรอำนาจหน้าที่ ในองค์การ
– วางระบบการติดต่อสื่อสารภายในองค์การ
ข้อสำคัญ
– องค์การจะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากน้องเพียงไร ขึ้นอยู่กับการออกแบบองค์การ
– การออกแบบองค์การที่ดี จะทำให้กิจกรรมต่างๆ ขององค์การดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย เช่น การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งต่างๆ , การสร้าง ระบบการติดต่อสื่อสารระหว่างหน่วยงานย่อย ,การพัฒนากระบวนการในการรับเรื่องราวร้องทุกข์
มิติที่ 2 การวางแผนและการควบคุม
การวางแผน ประกอบด้วย 2 กิจกรรมหลัก ได้แก่
1. การกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์การ
2. การหาวิธีการต่างๆ มาใช้เพื่อให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด
ประเภทของแผนที่ใช้ในการบริหาร ได้แก่
แผนกลยุทธ์ Stratigic Plan คือ แผน ที่เกี่ยวข้องกับการกำหนด
วัตถุประสงค์ทั่วไปในระยะยาวขององค์การซึ่งจะต้องมีการทบทวนเป็นระยะเพื่อให้สอดคล้อง
กับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
แผนยุทธวิธี Tactical Plan คือ แผนที่มุ่งเน้นการบรรลุเป้าหมายเฉพาะด้าน เป็นแผนที่
เฉพาะเจาะจง มีระยะสั้น แต่จะสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ระยะยาว ถุกออกแบบมาเพื่อช่วย
ให้สามารถผลักดันการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งอาจจะต้องใช้หลายแผนยุทธวิธี
ก็ได้
มิติที่ 3 กระบวนการด้านพฤติกรรม
•กระบวนการด้านพฤติกรรม
–เป็นกิจกรรมทางการบริหารที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ภายในองค์การ ระหว่างฝ่ายคนงานและฝ่าย บริหาร และระหว่างฝ่ายบริหารด้วยกันเอง
– ความสัมพันธ์ในองค์การมีผลต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์การ
–สิ่งสำคัญในกระบวนการด้านพฤติกรรมได้แก่ ลักษณะผู้นำในองค์การ ซึ่งจะต้องคอยกำกับ ประสานงานและการจูงใจให้คนทำงานให้กับองค์การ
–กระบวนการด้านพฤติกรรมจะมีผลสำเร็จยิ่งขึ้น หากมีการติดต่อสื่อสาร ภายในระหว่างกลุ่มต่างๆ มีประสิทธิภาพ
มิติที่ 4 การตัดสินใจ
•การตัดสินใจ Decistion making
–การตัดสินใจเป็นหน้าที่หลักของผู้บริหาร
–กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ ได้แก่
•การรับรู้ถึงปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น
•สามารถระบุถึงเหตุที่เกิดขึ้นได้อย่างถูกต้อง
•หาทางเลือกที่เหมาะสมในการแก้ไขปัญหา
•ตัดสินใจเลือกทางเลือก
•ปฏิบัติตามทางเลือกนั้น
–การตัดสินใจเป็นสิ่งสำคัญ หากผู้ตัดสินใจ ตัดสินผิดพลาด ส่งจะผลเสียต่อการบริหารและการทำงานในองค์การได้
–หากตัดสินใจถูก จะทำให้การทำงานเดินไปได้สะดวก มีประสิทธิภาพ พนักงานมีขวัญกำลังใจ องค์การจะประสบผลสำเร็จ
การติดต่อสื่อสารภายในองค์การ
ความสำคัญของการติดต่อสื่อสาร
•การติดต่อสื่อสาร : เปรียบเสมือนระบบต่างๆของประสาทมนุษย์ที่เป็นตัวเชื่อมการ
สั่งการจากสมองไปยังส่วนต่างๆของร่างกาย
•การติดต่อสื่อสารในองค์การ จะช่วยให้สมาชิกขององค์การคิดร่วมกัน บรรลุข้อ
ตกลงร่วมกัน และทำสิ่งต่างๆร่วมกัน
•นักบริหารที่มีความสามารถสูง หากขาดการต ดต่อสื่อสารกับคนรอบข้าง คงไม่มีใคร
รับรู้คความสามารถของผู้บริหาร
ภาพรวมการติดต่อสื่อสารระดับบน-สู่-ระดับล่าง Downward Communication
- การใช้อำนาจหน้าที่ สั่งการ หรือควบคุม
- อาศัยช่องทางการติดต่อสื่อสารตามแผนภูมิขององค์การ
- มีการใช้สื่อ เช่น ป้ายประกาศบอร์ด คู่มือ การประเมินผล การประกาศนโยบาย
สุนทรพจน์ จดหมายเวียน การประชุม
- รูปแบบการสื่อสาร การเขียนแบบลายลักษณ์อักษรและแบบคำพูดซึ่งมีทั้งข้อดีและ
ข้อเสีย
การสื่อสารแบบแนวนอน
การติดต่อสื่อสารแบบแนวนอนหรือแนวราบHorizontal Communication
•การติดต่อสื่อสารในระดับเดียวกัน เช่น การติดต่อจากผู้ปฏิบัติคนหนึ่งไปยังผู้ปฏิบัติอีกคนหนึ่ง หรือจากผู้บังคับบัญชาคนหนึ่งไปยังผู้บังคับบัญชาอีกคนหนึ่ง
•ลักษณะเป็นการประสานงาน การสอบถาม และการปรึกษา ในรูปแบบการประชุมและการ
ส่งรายงานเวียน
•จำนวนสมาชิกในแนวราบอาจมีจำนวนมากจนการแพร่ข่าวสารไม่ทั่วถึง
จุดมุ่งหมายการติดต่อสื่อสารแบบแนวนอน Horizontal Communication
1.การประสานการมอบหมายงาน เช่น เจ้าหน้าที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์ต้องประสานงานกับฝ่ายวางแผนสื่อ การตลาด ฝ่ายขายในการโปรโมทสินค้า
2.การให้ข้อมูลเกี่ยวกับแผนงานและกิจกรรมรับรู้ข้อมูลและแสดงความคิดงในแผนงานร่วมกัน
3.การแก้ปัญหา ระดมสมองแก้ปัญหาเมื่อต้องทำงานร่วมกัน
4.การสร้างความเข้าใจ สนทนาแลกเปลี่ยนความคิดเห็นโดยใช้เหตและผล
กระบวนการตัดสินใจในองค์การ
การตัดสินใจ (Decision making)
•แกรี เดสเลอร์ : ได้ให้คำจำกัดความของคำว่า
“การตัดสินใจ” คือ กระบวนการในการพัฒนาและวิเคราะห์ทางเลือกต่างๆ และทำการ
เลือกทางเลือกหนึ่ง
ค่านิยมที่ใช้ในการตัดสินใจ
• เจมส์ แอนเดอร์สัน : แบ่งค่านิยมเป็น 5 ประเภท คือ
1. ค่านิยมขององค์การ
การตัดสินใจที่ขึ้นอยู่กับลักษณะค่านิยมขององค์การนั้นว่าเป็นอย่างไร เช่น หน่วยราชกา
ทหาร มักจะตัดสินใจตามลำดับชั้นการบังคับบัญชา
2. ค่านิยมในแวดวงวิชาชีพ
ค่านิยมลักษณะวิชาชีพของผู้ตัดสินใจ เช่น อาชีพแพทย์ จะตัดสินใจหลังจากวินิจฉัยอย่าง
รอบคอบแล้ว นักบัญชีจะตัดสินใจตามหลักการของบัญชี หรือนักกฎหมายจะตัดสินใจภาย
ใต้กฏระเบียบกฏหมาย
แนวคิดและทฤษฎีเกี่ยวกับภาวะผู้นำ
1. แนวคิดการศึกษาคุณลักษณะและทักษะของผู้นำ
•คือ การแสวงหาคุณลักษณะของผู้นำทั้งหลายในโลกว่า มีลักษณะที่เหมือนกันประการใด
ลักษณะที่ไม่เปลี่ยนแปลงของบุคคล ซึ่งสามารถโน้มน้าวให้ผู้อื่นทำตามในสิ่งที่ต้องการ
2. แนวคิดการศึกษาพฤติกรรมของผู้นำ
•คือ การการศึกษาที่แสวงหาพฤติกรรมที่คล้ายกันของผู้นำที่ประสบความสำเร็จทั้งหลายเช่น
– ผู้นำที่มีพฤติกรรมให้ความสำคัญกับงาน
– ผู้นำที่มีพฤติกรรมให้ความสำคัญกับคน
